เคล็ดลับจัดการอีเมล์ให้ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น

           โลกยุคปัจจุบันทุกวันนี้เป็นยุคของสารสนเทศที่ไร้พรมแดน ทุกคนส่วนโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้เกือบทุกรูปแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรูปแบบองค์กรหรือหน่วยงาน บริษัท ห้างร้านต่างๆ ก็จะต้องใช้เทคโนโลยีนี้เข้ามาช่วยในการทำกิจกรรมทุกอย่าง เช่น การขายสินค้า การโฆษณาต่างๆ การขายตรง การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น ดังนั้นวันนี้ เราจะมาแนะนำเคล็ดลับในการใช้งานอีเมล์ ที่จะเราให้เราได้ใช้งานเมล์ที่งานขึ้น และสะดวกสบายมีความรวดเร็วและกระชับเวลาในการทำกิจกรรมต่างๆ เป็นอย่างมาก อีเมล์จะช่วยลดทรัพยากรต่างๆ ได้มากมาย เช่น เวลา การทำงานได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา  และที่สำคัญไม่เสียเงินด้วย เรามาดูเคล็ดลับการใช้งานเมล์ ดังนี้

1.ควรจะเลือกใช้อีเล์มให้เหมาะกับการใช้งาน
         การคุยกับเพื่อนนั้นส่วนใหญ่แนะนำให้ใช้เมล์ ที่เป็นของฟรี อย่างเช่น hotmail, yahoo หรือ Gmail แต่ถ้าในสำนักงานควรใช้โปรแกรมอีเมลขององค์กรปลอดภัยกว่าฟรี อีเมล ปกป้องความลับทางธุรกิจได้ดีกว่า แถมยังมีฟีเจอร์ให้เลือกใช้หลากหลายกว่า

2. การเคลียร์อีเมล ตั้งโฟลเดอร์ย่อย
          ควรเคลียร์อีเมลเป็นประจำเกือบทุกวัน และควรแยกเรื่องงานกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกจากกัน โดยอาจตั้งโฟลเดอร์ย่อยให้เป็นหมวดหมู่ เช่นแบ่งตามชื่อโปรเจ็กต์ หรือชื่อผู้ส่ง จากนั้นตั้งค่าฟิลเตอร์เพื่อให้ระบบแยกอีเมลที่ต้องการไปเข้าในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเข้ามารวมกันอยู่ในอินบ็อกซ์ที่เดียว ทำให้คุณสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็วขึ้น  รวมทั้งคัดกรองเมลที่ไม่จำเป็น เช่น สแปมเมล ฟอร์เวิร์ดเมลออก อินบ็อกซ์ของคุณก็จะน่าดูขึ้น ไม่รกรุงรังเต็มไปด้วยอีเมลขยะที่ไม่ต้องการ

3. การตั้งระบบตอบกลับอัตโนมัติ
          การกำหนดเงื่อนไขการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติก็ช่วยในการทำงานแบบมืออาชีพได้ดี คุณอาจตั้งค่าจากหัวข้ออีเมล เช่น Request หรือ Ask for Help เพื่อรับอีเมลที่พนักงานส่งมาขอความช่วยเหลือทางด้านไอทีจากคุณ โดยคุณอาจตั้งการตอบกลับอัตโนมัติด้วยข้อความที่คุณเขียนขึ้นเองว่า คุณรับทราบปัญหาของเขาแล้วและจะรีบดำเนินการให้ ซึ่งจะทำให้ผู้ส่งรู้สึกอุ่นใจว่าเขาจะได้รับการแก้ปัญหาในไม่ช้า นอกจากนี้การใช้งานโปรแกรมเมลนั้นมีฟีเจอร์มากมายที่พร้อมจะรองรับการใช้งานของคุณ ซึ่งคุณควรหาโอกาสศึกษาหรืออ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่คุณได้อีกมากทีเดียว

4. รู้จักการป้องกันอีเมลหลอกลวง
          ปัจจุบันโจรไฮเทคยุคนี้มีหลากหลายรูปแบบ ประเภทหนึ่งที่ชอบส่งอีเมลหลอกลวงเพื่อล้วงข้อมูลทางการเงินส่วนบุคคลด้วย Phishing Mail ซึ่งเป็นการส่งอีเมลมาเพื่อหลอกลวงว่าข้อมูลทางการเงินของคุณกำลังมีปัญหา ให้คุณล็อกอินเข้าไปเพื่อตรวจสอบ ซึ่งอีเมลนี้จะเลียนแบบหน้าเว็บไซต์ของธนาคารจนทำให้คุณหลงเชื่อว่าเป็นอีเมลที่ส่งมาจากธนาคารจริง ๆ แต่เมื่อคุณใส่รหัสส่วนตัวของคุณเข้าไปยังเว็บลิงก์ปลอมในอีเมลนั้น ก็จะถูกขโมยข้อมูลทางการเงินไปในที่สุด ดังนั้นเมื่อพบอีเมลประเภทนี้อย่าหลงกลง่าย ๆ ให้ตรวจสอบข้อเท็จจริงจากธนาคารนั้น ๆ ให้แน่ใจเสียก่อน จะได้ไม่ตกเป็นเหยื่อของพวกมิจฉาชีพ

5. การแบ็กอัพข้อมูลให้เป็นนิสัย
         เพื่อให้งานของคุณดำเนินไปด้วยความราบรื่น ไม่สะดุด หรือข้อมูลสำคัญสูญหาย เสียหาย จึงควรทำการแบ็กอัพข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย