5 แพลตฟอร์มสำหรับคุยงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

รวม 5 แพลตฟอร์มสำหรับคุยงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

ในวันที่เทคโนโลยีต่าง ๆ และอินเทอร์เน็ตทลายเส้นแบ่งของการติดต่อสื่อสารในการทำงานลง ทำให้การพูดคุยกันระหว่างคนในองค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะ ที่เราคุ้นเคยกันดีก็คือการที่แอปฯ สำหรับสื่อสารส่วนตัวกลายมาเป็นพื้นที่ที่ทับซ้อนกับการทำงานไปตั้งแต่เมื่อไรก็ไม่รู้ ทุกครั้งที่เห็นหรือได้ยินแอปฯ แชตแจ้งเตือนขึ้นมาหลังจากเลยเวลาเลิกงานไปแล้ว หลายคนมีอาการประสาทแบบสุด ๆ เพราะไม่รู้เลยว่าการแจ้งเตือนที่แจ้งเข้ามานั้นมาจากช่องแชตส่วนตัวที่ใช้พูดคุยกับเพื่อนหรือบรรดาญาติพี่น้อง หรือมาจากกลุ่มที่มีสมาชิกในกลุ่มเป็นคนในที่ทำงานกันแน่

แม้ว่าการใช้แอปฯ แชตส่วนตัวในการคุยงานอาจดูไม่ใช่ปัญหาใหญ่อะไรสำหรับหลาย ๆ คน แต่กับอีกคนจำนวนไม่น้อยที่รู้สึกลำบากใจที่ต้องใช้ช่องทางสื่อสารส่วนตัวเป็นช่องทางในการสื่อสารเรื่องงานไปด้วย บ่อยครั้งที่มันก็ทำให้ชาวออฟฟิศรู้สึกว่าตนเองถูกรบกวนชีวิตส่วนตัวเป็นอย่างมาก ห้าทุ่มเที่ยงคืนก็ยังมีแจ้งเตือนจากแชตกลุ่มแจ้งเข้ามาไม่หยุดหย่อน เสาร์-อาทิตย์คุยเล่นกับเพื่อนก็ต้องเห็นข้อความแจ้งเรื่องงานห้อยท้าย ซึ่งมันก่อให้เกิดความเครียดสะสมโดยไม่รู้ตัว และอาจส่งผลกระทบต่อทั้งสุขภาพกาย สุขภาพใจ และคุณภาพของงานได้อีกด้วย

เพราะนอกจากเส้นแบ่งระหว่างการทำงานกับพื้นที่ส่วนตัวจะไม่สามารถแยกออกจากกันได้อย่างชัดเจนแล้ว การที่มีทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวปะปนกันอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวเป็นเรื่องที่สร้างความปวดหัวไม่น้อย ผู้ใช้งานต้องเสียเวลางมหาแชตงานท่ามกลางแชตที่คุยกับเพื่อนฝูงและครอบครัว ที่สำคัญ ยังมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการส่งข้อความผิดแชต ส่งงานหาคนที่บ้าน เอาเรื่องส่วนตัวลงกลุ่มออฟฟิศ เล่นเอาซะกด unsend กันแทบไม่ทัน ยังไม่นับรวมเรื่องแชตหาย ไฟล์หมดอายุอีก เพราะฉะนั้น มันจะสะดวกและเป็นระเบียบกว่าหรือไม่ หากเราจะใช้แพลตฟอร์มที่ถูกออกแบบมาสำหรับพูดคุยปรึกษางานอย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผล โดยที่ไม่รบกวนพื้นที่ส่วนตัวมากเกินไป

หลัก ๆ แล้วก็คือเพื่อให้สุขภาพจิตคนทำงานไม่เครียดมากจนเกินไป ที่สำคัญคือ เพื่อให้การคุยงานและทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลได้มากขึ้น ตรงที่ถ้าจะคุยงานก็แยกออกไปคุยผ่านแพลตฟอร์มที่ใช้สำหรับคุยและติดตามงานโดยตรงไปเลย ในเวลานี้มีแพลตฟอร์มไหนที่เป็นที่ง่ายต่อการใช้งานบ้าง

Slack

Slack เป็นแอปฯ ที่เน้นการสื่อสารด้วยการแชตสำหรับชาวออฟฟิศเป็นหลัก มีความโดนเด่นตรงคือการจัดการข้อความในห้องแชตได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย เราสามารถสร้างกลุ่มพูดคุยได้ และยังสามารถคุยแบบเป็นเธรดได้อีกด้วย ชาวออฟฟิศสามารถเข้าไปคอมเมนต์ตอบหรือพูดคุยแตกประเด็นในข้อความนั้นได้เลย โดยจะแสดงเป็นหน้าต่างแยกออกมา ไม่กินพื้นที่ของห้องแชต และจบประเด็นที่พูดคุยกันอยู่ได้ใน 1 ช่องข้อความ ถ้าต้องการย้อนกลับไปอ่านประเด็นเก่าก็สามารถหาเจอได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาไปไล่ย้อนแชต ทำให้มันง่ายต่อคุยเป็นหัวข้อ ๆ นอกจากนี้ในแชตยังสามารถแยก Agenda ย่อยที่จะคุยในทีมได้ด้วย สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องใน Agenda นั้น ๆ

ที่สำคัญ สำหรับคนที่ช่วงเวลาระหว่างวันไม่ค่อยมีเวลาอ่านอะไรยาว ๆ ชอบอ่านนั่นนี่ค้างไว้ ก็ไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะไหลหาย เนื่องจากมีฟีเจอร์ Mark Unread ที่เราสามารถใช้กดคั่นข้อความที่ยังไม่อ่านไว้ได้ อีกทั้งยังตั้งค่าแจ้งเตือนเรียกให้เรากลับมาอ่านต่อในระยะเวลาที่กำหนดแบบอัตโนมัติ หรือถ้าใครชอบนึกอะไรออกตอนดึก ๆ ถ้าไม่รีบพิมพ์ไว้ในกลุ่มแชต เช้ามาคือลืม แต่มันก็ออกจะรบกวนเวลาของคนอื่น เรื่องนี้ก็หมดปัญหา การมีฟีเจอร์ Schedule ทำให้เราสามารถพิมพ์ข้อความทิ้งไว้ก่อนกันลืม แล้วตั้งเวลาให้ข้อความถูกส่งออกไปตอนเช้าในเวลางานแทนได้

อีกอย่างที่ทำให้ Slack ถูกใจคนทำงาน คือฟีเจอร์ที่ทำให้เราสามารถปรับแต่งข้อความได้ตามลำดับความสำคัญ เหมือนอ่านแชตจากในเอกสารงานมากกว่า ทำตัวหนา ตัวเอียง ขีดฆ่า ใส่สีแดง หรือจะจัดหน้ากระดาษ ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง ใส่เลขข้อ หรือใส่ Bullet Point ก็ได้ รวมไปถึงการตั้งเวลาเปิด-ปิดการแจ้งเตือน ไม่เพื่อให้รบกวนเวลาพักผ่อน หรือการรบกวนนอกเวลางาน ใครที่ไม่ชอบให้มีแจ้งเตือนข้อความเรื่องงานหลังเวลาเลิกงานก็ตั้งเวลาปิดไว้เลย จะปิดกี่ชั่วโมงก็ตั้งค่าเอาเอง ถือเป็นแพลตฟอร์มคุยงานที่แยกเวลางานกับเวลาส่วนตัวได้อย่างลงตัว

LINE WORKS

ต้องยอมรับว่า LINE เป็นแอปฯ แชตที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากในเมืองไทย เพราะมันมีความ friendly user ใคร ๆ ก็มี LINE อยู่ในมือถืออยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องไปดาวน์โหลดแอปฯ อื่นมาเพิ่ม รวมไปถึง business cycle ของ LINE ก็ถูกออกแบบมาให้รวมนั่นรวมนี่ไว้ในที่เดียว จนมันกลายเป็น community ไปแล้ว LINE ส่วนตัวจึงกลายเป็นแอปฯ สำหรับใช้คุยงานไปแบบงง ๆ ทว่าที่ชาวออฟฟิศส่วนมากไม่ค่อยอยากจะใช้ LINE ส่วนตัวคุยงาน เพราะฟีเจอร์หลาย ๆ อย่างมันไม่ตอบโจทย์ ส่งไฟล์ก็มีกำหนดเวลา หาแชตยาก ที่สำคัญ มันเบียดบังความเป็น LINE ส่วนตัวไปไม่น้อย พอมันต้องใช้ในการคุยงานกับหัวหน้าหรือลูกค้า เลยไม่สามารปรับแต่งแอปฯ ในแบบที่ตัวเองชอบได้

แต่ถ้าใครยังอยากจะภักดีกับ LINE ก็สามารถทำได้ เพราะ LINE เขาก็พัฒนาขึ้นมาอีกแอปฯ ที่ปรับแต่งให้มันตอบโจทย์กับการทำงานมากขึ้น ซึ่งก็คือ LINE WORKS เป็นแอปฯ จาก LINE ที่เหมาะสำหรับการทำงานโดยเฉพาะ สะดวกและเป็นระบบกว่า เพราะมีสิ่งที่ LINE ธรรมดาไม่มี! จึงเหมาะสำหรับใช้ในการพูดคุยติดตามงานมากกว่า ไม่ใช่แค่คุยแชตหรือโยนไฟล์ต่าง ๆ หากันได้อย่างที่ไลน์ปกติทำ แต่มีฟีเจอร์ที่เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกับทีมหลายอย่าง หมดปัญหาข้อความแชตหาย ไฟล์งานหมดอายุ ส่งข้อความผิดแชต ส่งเรื่องส่วนตัวเข้าห้องแชตกลุ่มออฟฟิศ ทำให้แยก LINE ส่วนตัวออกมา ไม่ต้องแยกการแจ้งเตือนเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวใน LINE ส่วนตัวอีกต่อไป

LINE WORKS มีฟังก์ชันพื้นฐานเหมือน LINE ธรรมดา คือ การส่งข้อความและรูปภาพ voice call และ video call สามารถแชตกับ LINE ปกติได้ ฉะนั้น ไม่ต้องกังวลเรื่องใช้งานยากอะไร เพราะเราค่อนข้างคุ้นชินกับหน้าตาของมันจากแอปฯ ไลน์ธรรมดาอยู่แล้ว ส่วนที่เพิ่มมาก็คือฟีเจอร์ที่เหมาะกับการทำงาน อย่างการแบ่งกลุ่มตามตำแหน่งงาน การลงเวลางานในปฏิทิน กำหนดส่งงาน ตารางนัดหมายต่าง ๆ สร้างหน้าที่การทำงานและกำหนดผู้รับผิดชอบพร้อมกำหนดส่งงานได้ มีบอร์ดที่โพสต์พวกข้อความประกาศต่าง ๆ ขั้นตอนหรือคู่มือการทำงาน กฎระเบียบอะไรก็ได้เพื่อให้ทุกคนได้ทราบอย่างทั่วถึง เช็กได้ว่าใครอ่านหรือยังไม่อ่านโพสต์นั้นบ้าง (ป้องกันการพลาดการรับข่าวสาร) และส่งไฟล์งานไม่มีวันหมดอายุ เพราะมีพื้นที่จัดเก็บให้ใช้งานร่วมกันในองค์กรฟรี 5GB

Discord

ในกลุ่มคนเล่นเกมและนักพัฒนาซอฟต์แวร์ (รวมถึงคนทำงานสายเล่นเกม) คงจะคุ้นเคยกับโปรแกรมสื่อสารที่ชื่อว่า Discord เป็นอย่างดี เพราะมันเป็นแพลตฟอร์มสำหรับสื่อสารที่ฮอตฮิตกันในหมู่เกมเมอร์ และหลัง ๆ มาก็เป็นศูนย์รวมคนยุคใหม่รวมถึงคนที่อยู่ในโลกไอที จริง ๆ Discord ถือกำเนิดขึ้นมาเพราะผู้พัฒนาต้องการสร้างแพลตฟอร์มสำหรับพูดคุยกันระหว่างที่เล่นเกม มันจึงควรจะใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และไม่ทำให้เกมที่เล่นอยู่ค้างหรือดีเลย์ ซึ่งมันถือเป็นปัญหาของเครื่องมือสื่อสารสำหรับชุมชนเกมเมอร์ในเวลานั้นเลยทีเดียว

แม้ว่าแรกเริ่มเดิมที Discord จะถูกออกแบบมาสำหรับการแชตระหว่างเล่นเกม แต่ชาวออฟฟิศก็สามารถนำมาเป็นแพลตฟอร์มที่ใช้พูดคุยสื่อสารภายในองค์กรได้เหมือนกัน ผู้ใช้งานสามารถตั้งห้องสำหรับพูดคุยขึ้นมา ไม่ว่าจะเป็นห้องแชตที่พูดคุยกันด้วยข้อความแชตธรรมดา หรือห้องที่พูดคุยกันด้วยเสียง ซึ่งจะรองรับไปถึงการใช้งาน Video Call และการแชร์หน้าจอด้วย ซึ่งถือว่าสะดวกมาก ๆ โดยเฉพาะกับการทำงานเป็นทีมที่ต้องการการระดมสมอง หรือประชุมการทำงานร่วมกัน พูดง่าย ๆ ก็คือเป็นพื้นที่สำหรับส่งข้อความคุยงานกันแบบแชตไม่หาย ภาพไม่หาย ไฟล์ไม่หาย แถมยังเป็นห้องประชุมออนไลน์ที่แบ่งห้องได้อย่างสะดวกสบาย

นอกจากนี้ Discord ยังสามารถเพิ่มบอตต่าง ๆ เข้ามาในห้องแชตได้ เช่น บอตแจ้งเตือน บอตพูดคุย บอตเปิดเพลง ฯลฯ หรือสร้างบอตเพื่อวัตถุประสงค์พิเศษก็ทำได้เช่นกัน และเนื่องจากจุดเด่นของ Discord ถูกพัฒนาขึ้นมาสำหรับใช้สื่อสารระหว่างเล่นเกม แบบว่าก็แชตไปด้วยได้ หรือแม้แต่สตรีมเกมไปด้วยก็ได้เช่นกัน มันจึงกลายเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้งาน ไม่หนักเครื่อง ทำให้ข้อดีของการใช้ Discord ในการพูดคุยงาน ก็คือจะไม่ทำให้โปรแกรมอื่น ๆ ที่เรากำลังเปิดใช้ทำงานเกิดปัญหาหน่วงหรือดีเลย์ให้หงุดหงิดรำคาญใจ

Google Chat

หลาย ๆ องค์กรใช้ผลิตภัณฑ์และเครื่องมือต่าง ๆ ของ Google สำหรับการทำงานเป็นปกติธรรมดา ไม่ว่าจะเป็นอีเมล @gmail.com หรืออีเมลเฉพาะขององค์กรที่เข้าใช้งานกับ Google และไหนจะพวก Google Workspace, Google Meet, Google Calendar, Google Drive, Google One, Google Doc, Google Trend, Chrome หรือ YouTube พูดง่าย ๆ ก็คือมีเครื่องมือต่าง ๆ ของ Google สำหรับใช้งานจนชินมืออยู่แล้ว ดังนั้น ก็คงไม่แปลกที่จะลองหา Google Chat มาใช้อีกสักอย่าง

Google Chat เป็นอีกหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาโดย Google เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารไม่ว่าจะภายในหรือภายนอกองค์กร สำหรับองค์กรที่ใช้เครื่องมือของ Google อยู่แล้ว จะพบว่ามันมีความสะดวกในการทำงานมาก เพราะสามารถรองรับการใช้งานร่วมกับแอปฯ อื่น ๆ จาก Google Apps แบบที่ว่า Sync ข้อมูลมาได้เลย หรือองค์กรไหนที่เน้นการทำงานบน Google Workspace เป็นหลัก ก็จะพบว่าเครื่องมือต่าง ๆ นั้นถูกรวบรวมมาไว้ในที่เดียวกันหมดแล้ว อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์ใน Google Chat นั้นจะเรียบง่ายมาก ๆ หลัก ๆ จะมีเพียงแค่การแชตแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม ซึ่งก็จะอ้างอิงจากบัญชี Google ที่เราได้ทำการติดต่ออยู่นั่นเอง

สำหรับการใช้งาน ผู้ใช้งานสามารถแชร์งานและบันทึกงานต่าง ๆ จาก Google Drive ได้โดยตรงเลย หากต้องการประชุมแบบเห็นหน้าหรือได้ยินเสียงก็สามารถสร้างห้องประชุมเพื่อ Video Call ทาง Google Meet ได้ทันที หรือจะนัดหมายล่วงหน้าผ่าน Calendar ก็ได้เช่นกัน หรือถ้าต้องการจะสรุปข้อมูลอะไรเก็บไว้ให้เป็นทางการมากขึ้น ก็สามารถ Forward ข้อความที่คุยกันในห้องแชตไปยัง Gmail ได้อีกด้วย

Lark

อีกแอปฯ แชตทางเลือกที่เหมาะจะเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการแชตในที่ทำงานก็คือ Lark Suite เครื่องมือสำหรับสื่อสารในองค์กรที่เพียบพร้อมไปด้วยฟังก์ชันที่จำเป็นต่อการทำงานอย่างครบครัน เนื่องมาจากว่าโปรแกรมแชตคุยงานทั่ว ๆ ไปจะต้องใช้โปรแกรมอื่น ๆ เข้ามาทำงานร่วมด้วยนอกเหนือไปจากโปรแกรมที่ใช้สำหรับสื่อสาร เพราะโปรแกรมแชตที่ใช้ ไม่ได้มีฟังก์ชันสำหรับการทำงานอื่น ๆ รวมอยู่ด้วย Lark Suite จึงมีฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ครอบคลุมการทำงานในหลาย ๆ ด้าน คือ Lark Messenger, Call Conference, Calendar, Online Docs and Sheets และ Email แค่มี Lark Suite ก็เหมือนมีหลายแอปฯ รวมอยู่ในที่เดียว

นั่นทำให้ Lark Suite ช่วยทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการพูดคุยประสานงาน การสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีม รวมไปถึงพื้นที่ในการทำงานเอกสาร แบบที่ชาวออฟฟิศไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งหลาย ๆ โปรแกรมหรือสลับโปรแกรมการทำงาน เข้าอันนั้นออกอันนี้ไปมาให้วุ่นวาย เพราะฟังก์ชันต่าง ๆ เหล่านั้นจะทำงานเชื่อมต่อถึงกันทั้งหมด รวบรวมซอฟแวร์ด้านการทำงานต่าง ๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

จะเห็นว่า Lark Suite เป็นแชตแพลตฟอร์มที่ค่อนข้างจะตอบโจทย์กับการทำงานในยุคใหม่ โดยเฉพาะสำหรับการสื่อสารด้วยการส่งข้อความทางแชต ที่ถูกสร้างมาเพื่อการสื่อสารในทีม เราสามารถแบ่งห้องแชตสำหรับแต่ละแผนกหรือแต่ละทีม และเชิญบุคคลภายนอกองค์กรเข้ามาในห้องแชตได้ มีฟีเจอร์มากมายที่แทรกอยู่ในห้องแชตแต่ละห้อง อย่างการกดวิดีโอคอลในแชตได้ทันที, การตั้งประกาศกลุ่ม, การเสิร์ชหาข้อความ ไฟล์ หรือลิงก์, การตั้ง Task ในแชต, การปักหมุด, การดูปฏิทินและนัดหมาย, การสร้างโพล และสร้างอีเวนต์ สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันให้ง่ายและดียิ่งขึ้น อำนวยความสะดวกในการมอบหมายงาน และมีลูกเล่นอื่น ๆ อีกมากมาย

ขอขอบคุณ ข้อมูล :tonkit360.com